Sådan gik den første KōyōCon

For 4 uger siden så Danmark en ny con gøre sine første spring. KōyōCon åbnede dørene til en masse spændte deltagere i Grenå, og dermed fik Østjylland også en con. Således er der nu to conner på Sjælland og to i Jylland. For rigtig at komme ind på livet af denne nye con har jeg lavet et interview med arrangørerne, hvor vi kommer omkring forskellige dele af connen og ser lidt ud mod fremtiden.

Connen generelt

Hvordan vil I sige, at KōyōCon forløb sådan overordnet?
Med en noget hård og udfordrende start, med kaos og systemer der ikke virkede optimalt, kan man roligt sige, at fredagen stod i kaossets tegn. Om lørdagen fik vi styr på det, takket være en stærk indsats fra vores gophere, hjælpere og eventteamet, hvilket fik de to resterende dage til at køre skønt. Der var nærmest ingen problemer der skulle tackles, for det kørte blot derud af.

Hvad var jeres egne forventninger til connen, og levede connen op til dem?
Vores forventninger var ganske enkle: 

- 150-180 deltagere
- at tingene bare nogenlunde skulle køre
- at der ville være en del ting, som deltagerne ikke ville synes om, som vi sikkert ville få høvl for,
- at kantinemaden blot ville være okay
- at der ville være meget der skulle laves om til næste år.
Til vores store overraskelse blev vi 260-280 deltagere. Ikke nok med det men folk elskede connen. Der var sådan en afslappet hyggelig stemning lige fra lørdag morgen til søndag aften. Folk morede sig, snakkede og bare nød stedet og vores arrangement. Vores første gang blev et mega hit hos deltagerne.

Løb I ind i uforudsete problemer? Hvis ja, hvilke og hvordan håndterede I dem?
Vores check-in system havde fødselssygdomme, som desværre gjorde, at det ikke virkede halvdelen af tiden. Vi besluttede os for at tage nødløsningen i brug og skrive navnene op på de personer, vi ikke kunne få checket ind og checke dem ind, så snart systemet blev ordnet. I løbet af lørdagen blev systemet så ordnet, og vi kunne få alle checket ind i systemet.

Oplevede I nogen komplikationer med deltagerne?
Ikke af den slemme slags. Der var lidt støj her og der, men til vores overraskelse var folk ganske rolige og renlige mht. sovepladserne. Fordi vi tillod folk at tage mad med ind til connen, frygtede vi colapletter, madrester og slikkepinde klæbet til gulvet, men igen var folk renlige og passede på tingene, hvilket vi kun kan sætte stor pris på.

Lokalerne

Hvordan fungerede VID Gymnasier som lokation for connen?
Lokalerne fungerede ganske godt. Vi havde stadig masser af plads til at kunne klare flere mennesker. En ting er dog sikkert. Hvis vi næste år tager samme sted, vil der selvfølgelig blive nogle ændringer.

De frivillige hjælpere

Hvor mange havde I, og var det nok?
Tjaaa…. Vi troede, vi havde 15 gophere, hvilket ville have været mere end rigeligt til denne størrelse con, men på grund af en fejl i systemet, viste der sig desværre at kun være 7 gophere. Dog må jeg så understrege, at det var de bedste 7 gophere, der var at finde. De tog, de tacklede, og de sled og slæbte med smil på læberne. Vi kan bestemt ikke takke nok for deres indsats. Det gælder også dem fra eventteamet der var villige til at tage vagter og hjælpe til, plus der kom nogle under connen for at hjælpe til også.
Så i sidste ende blev vi nok til at klare det, men det sjove ved det hele var, at da vi sad til slut og snakkede med folk omkring, hvad de syntes om KōyōCon, syntes de vores gophere altid var dejlig synlige og altid til at få hjælp fra…. Til trods for at vi kun 7 – igen fantastiske mennesker som gophere, eventteam og de frivillige hjælper.

Hvor mange medlemmer havde jeres eventteam, og blev de alle sammen fundet gennem ansøgninger?
Vi havde 6 medlemmer fundet gennem ansøgninger og to af bestyrrelsens medlemmer.

Så der var 8 i alt på eventteamet?
Hvis vi tæller de to bestyrelser medlemmer ind, så 8 ja.

Hvordan organiserede I jeres frivillige hjælpere?
Det største problem, vi havde, var, at der var meget få gophere til at kunne at klare vagter. Siden vores ene sovesal lå 750 meter væk fra connen, skulle der jo også være vagter der. Så vi havde to steder, hvor der skulle være vagt på 24/7, hvilket med en gophergruppe på 7 IKKE kunne lade sig gøre. Så vi måtte låse sovesalen af i nogle tidsperioder og cykle/køre frem og tilbage, hvis nogen skulle ind, eller der var problemer. Gopherne havde deres poster i form af info og sovesal. Det var det, de skulle holde styr på, og hvis eventteamet havde brug for hjælp, sendte vi gophere til at hjælpe dem.
En rigtig god ting vi gjorde, var at have købt mobiltelefoner ind specielt til connen til arrangørerne, receptionen og sovevagten. Disse havde hinandens numre kodet ind, og vi kunne dermed let og hurtigt få fat i hinanden.
Eventteamet stod for deres events, satte generelt dem selv op og klarede dem alene uden og have stort behov for indblanding af gophere – igen, eventteamet kunne selv tage hånd om tingene og selv ordne det, der skulle klares.

Så der var to steder, hvor gopherne skulle sidde på vagt – 1 ved info/reception og 1 ved sovesalen...? Og sad man på vagt alene?
Nej, gopherne sad ikke alene, der skulle hele tiden være to sammen, så man aldrig stod alene med problemer og udfordringerne.

Lavede eventteamet også almindeligt gopherarbejde eller stod de kun for events?
De stod kun for events, men der var et par stykker fra eventteamet, der tilbød hjælp, da vi jo var underbemandet og havde meget behov for folk til at hjælpe med at holde vagter.

Events

Hvilke tanker gjorde I jer, da I fandt på events til connen?
Vi tænkte meget over, hvad deltagerne gerne ville have, om vores idéer var realistiske, og om budgettet kunne holde til dem.

Hvilke events var I selv mest begejstrede for?
Vi var generelt begejstrede for alle vores events, men suikawari havde dog noget specielt over sig.

Hvilke events virkede deltagerne til bedst at kunne lide?
Deltagerne kunne rigtig godt lide Suikawari og de længerevarende events (photokonkurrence, orienteringsløb og tegnekonkurrence).

Har I allerede efter en gang fundet nogle events, som vil blive KōyōCon kerneevents?
Vi vil helt sikkert benytte os af de længerevarende events igen og muligvis også mange af vores andre events fra i år, da de lod til at fungere godt . Deltagerne virkede også meget positive omkring alle events.
Dog er det ikke kun events, der skal være hovedmålet for KōyōCon; kerneeventet er og bliver KōyōCon. Det gælder ikke kun for folk der kommer og deltager men også for vores frivillige hjælpere, eventteamet og gophere. Alle, der deltager på den ene eller anden måde, vil få en oplevelse, de vil huske og vil opleve igen.
For deltagerne er det events, simpelt cosplay/talent show, hygge og tid til at lære nye mennesker at kende og bygge nye venskaber.
For gopherne og eventteam, er det vigtig, at de føler, der bliver skabt et fællesskab og tid til hygge, selv mens KōyōCon kører på fuld hammer. Det så vigtig, vi husker de frivillige hjælpere – altså at de får en anden oplevelse ud af connen end bare en gratis soveplads og gratis deltagelse med vagter, der skal passes.

Med ”kerneevents” mente jeg nu ”events, karakteristiske for KōyōCon” – altså events, som I vil gentage og som deltagerne forbinder med connen.
Det har aldrig været planen eller målet at lave et enkelt unik event, der ville blive forbundet til connen, da KōyōCon som helhed er målet for kernen.
Events, der har virket og fungeret, vil selvfølgelig blive taget op igen, og så må vi se, om de kommer igen næste år. Der skal være plads til nye ideer, men at lave et bestemt event, som folk forbinder med connen, vil ikke blive aktuelt.

Retro cosplayshowet

Hvorfor valgte I at lave et retro cosplayshow?
Der er 3 store conner i Danmark, der kører på fuld brav med store cosplayshows med mulighed for at vinde store rejser og komme ud og deltage i verden. Men…. hvor er muligheden for bare nyde at stå på scenen? Hvor er muligheden for at blot vise sit cosplay frem, uden at man skal lave et show? Hvor er muligheden for prøve nye ideer af, uden at ofre for meget tid og for mange kræfter? Hvor er muligheden for at prøve stå på scenen for første gang uden at lave et show? Svaret er KōyōCon.
Mange af os ældre husker tilbage på J-popcons unge tid, hvor hvem som helst kunne gå op på scenen og vise sig frem, eller bare lige sige et eller andet sjovt og gå ned igen. Det kan man ikke længere, sandt vi har disse små scener, hvor de store prøver at køre flere cosplay shows igennem med forskellige muligheder og mindre stramme regler. Men det er ikke et main event. Det ses bare som et event, som underholdning, mindre seriøst og vigtigst af alt… det er bare ikke hyggeligt længere. Det har bare ikke virket, som det skulle.
Derfor valgte vi et retro cosplayshow som vores hovedevent. Vi åbner mere op for, at det ikke kun behøves at være cosplay. Har du en ide, noget du gerne ville prøve af, inden du tager springet ud i noget større? Så prøv det af her med et live publikum på over 200 mennesker.
Hele drømmen med KōyōCons cosplayshow er, at det skal give plads til nye ideer, hvor cosplayere kan komme og teste deres materialer af, før de går all in til en af de 3 store events. De kan også bare komme op på en scenen og ikke mærke nogen som helst form for pres for at vinde. I stedet bliver det for at underholde og nyde en tæt kontakt med publikummet.
Vi håber, at vores KōyōCon cosplayshow kan få flere folk op på scenen for at deltage til de 3 andre store cons og se flere talenter rejse sig op og få blod på tanden til at udvikle sig og indtage cosplayscenerne verden over. Hvis vi danskere skal kunne blive bedre og mere kendte ude i verden, er det vigtig, vi giver vores unge talenter muligheder for at udfolde sig, teste og stadig kunne nyde cosplay. Det er kun godt med et sted, hvor alting er mere nede på jorden og kan nydes af alle, hvilket vil give en retro følelse, som vi er sikre på mange mennesker gerne vil opleve og nyde at se – men så sandelig også for at genopleve de simplere tider.

Havde cosplayshowet så rent faktisk det der retro "feel"?
Ja, vores første forsøg med cosplayshowet gav den gamle simple oplevelse, som vi personligt kan huske tilbage på. Flere deltagere, som vi snakkede med blandt publikummet, nød dette, og at der ikke var alt det vilde lydshow, høj musik eller storskærm, for at dem bagved kunne se. Vi ramte plet.

Hvordan forløb cosplayshowet?
Det forløb godt. Der var blot nogle enkle småproblemer, som der altid er, men det kørte rigtig godt hele vejen igennem.

Hvor mange grupper optrådte?
Der var 9, der optrådte samt en forlovelse.

Fremtiden

Hvilke forandringer vil I lave frem mod næste år?
Rigtige mange ting…. men så alligevel ingen.
Det, der overraskede os meget, var den kæmpe positive feedback, vi fik. Folk nød KōyōCon for dens hygge, og stille og rolige stemning. Der var tid til at snakke med venner, tid til at spise og spille et brætspil. Mange folk der har deltaget i de store events, fandt dette et frisk pust i miljøet.
Så derfor vil der ikke blive lavet om på det, vi har lavet, men der vil blive rettet af, pudset af og kun forbedret på det, vi allerede har skabt.

Hvad vil I gøre for at differentiere KōyōCon (hvis I altså vil det)?
Det gode ved vores første forsøg er: vi skiller os allerede ud fra alle andre.
Kantinen står vi for. Vi satte et mål der hed: for blot 20 kr. skulle du kunne få noget mad og drikkelse. Dette gælder både aftensmad og morgenmad, så KōyōCon ville være en billig con at deltage til såvel spise ved. Ikke nok med det tillader vi, at folk bestiller eller medbringer deres eget mad, som de må spise på stedet.
Forhandlere, der kommer, må gerne sælge pocky, slik eller drikkelse.
Gophere/Eventteam får mad fra kantinen, som KōyōCon betaler for, så de altid har mad og energi til at klare, hvad der skal klares. I fremtiden bliver der også større fokus på fællesskab i teamet, som jeg er sikker på de større conner kunne lære en del af.
Scenen ER din på KōyōCon, vi har givet dig scenen, mikrofon og et publikum du kan prøve kræfterne af på, uden du skal føle dig presset til at bevise noget men bare nyde og prøve af.
Til KōyōCon er der tid til vennerne. Da vi snakkede med en del folk på KōyōCon for at få så meget feedback vi kunne, hørte vi hele tiden udtalelser som: ”Jeg har tid til at hygge mig.” og ”Vi har tid til at snakke.” Så på KōyōCon har du tid til dine venner – gamle såvel som nye.
Der vil ikke være mere end 500 deltagere, hvis vi overhovedet har planer om at gå over de 400 mennesker, vi har sat. Målet her er, at der er 400 deltagere, og alle er sikret en soveplads. Ikke nok med det vi skal på ingen måder i nærheden af grænsen for, hvor mange vi kan have, men mere tanken. Der kunne være plads til 100 mennesker mere, men det gøre vi ikke. Det kan dog være, at vi næste år holder os til 300 mennesker. Det ramte vi næsten i år – og det var nærmest perfekt.