SVScon påskecamp

SVScon har ikke fyldt så meget på min blog endnu i år, men det kommer jeg nok til at opveje den næste måneds tid. Frem til en con er der en del forberedelsesarbejde, så for at gøre et ordentlig indhug i det besluttede jeg mig til at lave en SVScon påskecamp. Hele eventteamet blev inviteret hjem til Morten og jeg - plus Stefan som skulle være chauffør for Cille og Stine. Vi blev 7 i det hele, fordi vi fandt ud af, at vi ikke måtte overnatte i vores fællesrum, og der derfor ikke rigtig ville være plads til flere.

Juliane og Martin ankom onsdag aften, og torsdag eftermiddag rullede fynboerne ind på parkeringspladsen. Ja, Morten og jeg havde altså først påske fra onsdag efter arbejde. Planen for påskecampen var, at vi skulle lave en række praktiske ting som bl.a. laminering af Timeline quiz billeder og andre ting, udkast til tidsplan, printe og skære check-in sedler og debattere udformningen af et par events. Da vi var 3/4 igennem billederne til Timeline quiz, begyndte farveprinteren dog desværre at brokke sig så meget over manglende toner, at den kun ville printe et sæt billeder af gangen. XD Jeg ved ikke hvorfor, for de billeder der kom ud var stadig pæne. Jeg syntes ikke, det kunne passe, at den ikke ville printe videre, så jeg forsøgte at snyde printeren ved at åbne og lukke låget til tonerne. Det virkede også den sidste 1/4 af quizzen, men derefter gik den helt død - og vi havde selvfølgelig ikke ekstra toner liggende. Det satte lidt en stopper for nogle af de ting, vi ellers ville have lavet. 

I stedet gik vi i gang med det store puslespil - tidsplanen. Sidste år sad jeg og lavede den i et Excel dokument, hvor hvert event havde farve efter den person, som skulle afholde det. Var der flere personer om at afholde det, stod eventets navn tilsvarende antal gange i forskellige farver. Det var ret småt og svært at overskue.

Så i år købte jeg post-its i forskellige farver og tapede et tabelsystem op på et bord. Hver "kasse" indikerede en time. Alle i eventteamet, som skal afholde noget, fik tildelt en post-it farve, hvorefter vi skrev vedkommendes events på den farve post-it. Det var en lidt dyr løsning (er du gal post-its er dyre!), men det fungerede over al forventning. Det var nemmere at få overblik, når man kunne se hele planen på samme tid. 

Overblik er virkelig vigtigt, når man har en 9-10 personer, som hver skal afholde 6-10 events. Der er mange forbehold, man skal tage, når man laver tidsplan. Her er nogle af mine:

• En persons events må ikke overlappe.
• Eventet skal afholdes i et passende lokale.
• Der må ikke afholdes mere end to events samtidig, som skal bruge projektor.
• Ud over events afholdt af mig, må der ikke afholdes mere end to events samtidig, som skal bruge en eventbærbar. (Jeg bruger min egen bærbar.)
• Man skal helst kun starte kl. 10 enten lørdag eller søndag. 
• Events med samme "interesseområde" skal helst ikke overlappe.
• Eventet "skal passe til" tidspunktet - f.eks. virker det til at være en god idé at have events, der ikke "holder folk fast" sent lørdag eftermiddag, men i stedet noget der er nemt at gå til og fra.

Der er sikkert også andre overvejelser, men det er nok de vigtigste. I år fik jeg også noget assistance til at udforme udkastet til tidsplan. Det var rart. Man kan nemlig nemt stirre sig blind på den slags. Tidsplanen vil dog ikke komme online endnu, da der stadig er nogle uklarheder omkring et par events - bare hvis I sad og undrede jer over det.

I løbet af campen fik vi også lavet forskellige småting, som jeg dog ikke vil give mig til at remse op. Juliane fik dog et bedre indblik i, hvordan lokaleoversigten til conbogen skal udformes - ja, for første gang kommer der en SVS conbog.^^ Påskecampen sluttede søndag eftermiddag, og jeg føler nu, at vi er kommet et godt skridt videre, selvom vi ikke nåede så meget, som oprindeligt planlagt.

Kun 31 dage igen!